شروط فتح شركة استقدام في السعودية: من الترخيص إلى الافتتاح ٢٠٢٦

من يبحث عن شروط فتح شركة استقدام اليوم يصطدم بأن الاسم نفسه تغيّر قبل أن يصل إلى أي شرط. القواعد المعتمدة بالقرار الوزاري رقم 119698 وتاريخ 23 شعبان 1446هـ الموافق 22 فبراير 2025م، والمنشورة في 18 رمضان 1446هـ الموافق 18 مارس 2025م، لا تستخدم عبارة «مكتب استقدام» كتصنيف ترخيص من الأساس. المادة الثالثة من هذه القواعد تصنّف الكيانات الخاضعة لها إلى أربع فئات، وكلها بمسمى واحد: شركة.

ومعنى ذلك عمليًا لمن يبدأ من الصفر: لا يوجد أمامك اليوم مسار ترخيص باسم «مكتب»، بل أربع درجات من «شركة استقدام» يحدد اختيار الدرجة منها رأس مالك وضمانك البنكي ونطاق نشاطك. أما من يملك مكتب استقدام قائمًا بالفعل، فوضعه مختلف تمامًا: صفحة القرار نفسها تنص على منح المكاتب القائمة مهلة مدتها سنتان اعتبارًا من 25/8/1446هـ لتصحيح أوضاعها والتحول إلى أحد أشكال الكيانات الواردة في المادة الثالثة — وهذا مسار تحويل منفصل بمستندات مختلفة، خارج نطاق هذه الصفحة المخصصة لمن يؤسس شركة جديدة من البداية.

نبدأ أي استشارة بسؤال واحد يحدد كل ما بعده: هل تؤسس شركة جديدة من الصفر، أم تملك مكتبًا قائمًا يحتاج تحويل وضعه؟ فمستندات المسارين لا تتشابه في شيء تقريبًا.

الجهة الوحيدة المخوّلة بترخيص نشاط الاستقدام وتقديم الخدمات العمالية هي وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، عبر الوكالة المختصة بتنظيم القطاع، وفق قواعد ممارسة نشاط الاستقدام وتقديم الخدمات العمالية المنشورة على موقع الوزارة رسميًا.

تسري هذه القواعد — بنصّ مادتها الثانية — على كل كيان مرخّص له بممارسة نشاط أو أكثر من أنشطة الاستقدام وتقديم الخدمات العمالية الواردة فيها، أو أي نشاط استقدام آخر تعتمده الوزارة لاحقًا. وهي المرجع الوحيد لكل رقم وشرط يرد في بقية هذه الصفحة؛ لا اجتهاد مكتب وسيط ولا رقم متداول بين طالبي الترخيص.

نراجع نص القواعد بندًا ببند مع كل عميل قبل أي خطوة عملية، لأن أغلب التأخير الذي رأيناه في ملفات مشابهة سببه الاعتماد على شرح غير رسمي لا على نص المادة نفسها.

تحدد المادة الثامنة من القواعد أربع فئات للكيانات المسموح بالترخيص لها، وتشترط لكل فئة حدًّا أدنى لرأس المال المدفوع وضمانًا بنكيًا باسم الوزارة أو من تفوضه. هذا نصّ الجدول كما ورد في القواعد:

(*) تسمح المادة الثامنة ببديل عن الضمان البنكي: تأمين مخاطر إخفاقات بحقوق العملاء، بشرط ألا يقل ما تبقى من مدته عن ثلاثة أشهر وقت ممارسة النشاط. وللوكالة أن تطلب زيادة الضمان لاحقًا وفق أسباب حددتها المادة نفسها، منها زيادة عقود التوسط أو التغيرات في أوضاع السوق أو ضعف مؤشرات أداء الشركة.

إن كان سؤالك تحديدًا هو كيف تتحقق من شركة أو مكتب استقدام قائم بالفعل قبل التعاقد معه لا كيف تؤسس شركة من الصفر، ذلك تفصيله الكامل — بما في ذلك قراءة شارات الأداء على مساند — في مقالنا عن التحقق من مكتب الاستقدام قبل أن تدفع.

نحسب معك أقرب فئة تناسب حجم نشاطك المستهدف قبل حجز الاسم التجاري، لأن اختيار الفئة الخطأ لا يعني تصحيح ورقة، بل إعادة ملف الترخيص من نقطته الأولى.

قبل الحديث عن أي رقم، تشترط الفقرة الأولى من المادة الثامنة أن يكون الكيان شركة مساهمة مغلقة، وأن يكون رأس مالها مملوكًا بالكامل لأشخاص سعوديين. هذا الشرط وحده يستبعد أشكالًا قانونية شائعة في أنشطة أخرى — كالمؤسسة الفردية أو الشركة ذات المسؤولية المحدودة — من الأساس، مهما توفّر رأس المال.

الاستثناء الوحيد ورد في الفقرة الثانية: المستثمر الأجنبي الذي تتحقق فيه اشتراطات الاستثمار الأجنبي المنصوص عليها في القواعد نفسها — وتفصيلها في القسم التالي.

نتحقق من الشكل القانوني المقترح لشركتك في أول جلسة، قبل أي حديث عن رأس المال أو الضمان، لأن تصحيح الشكل القانوني بعد البدء يعني عقد تأسيس جديد بالكامل.

تحدد المادة العاشرة من القواعد وثائق طلب الموافقة المبدئية بدقة. هذا نصّها كاملًا، لا مختصرًا، لأن نقص بند واحد فيها كافٍ لاعتبار الطلب لاغيًا وفق المادة الثانية عشرة:

• تعبئة نموذج طلب الترخيص المعتمد من الوزارة.
• مشروع عقد التأسيس والنظام الأساسي للشركة وفق النموذج المعتمد.
• الهيكل التنظيمي للشركة.
• قائمة بأرقام الهوية (وطنية / مقيم) ونسبة الملكية لجميع المتقدمين والمساهمين، مع تعهد بعدم تغييرها إلا بعد موافقة الوكالة.
• نماذج التحقق من الملاءمة المعدّة من الوزارة، لكل شريك مؤسس وعضو في مجلس الإدارة.
• التزام الشركة بمتطلبات «دليل متطلبات التعيين في مناصب الإدارة العليا» الصادر عن الوزارة.
• استيفاء كل عضو شريك للمتطلبات الأهلية والنظامية، وعلى وجه الخصوص: ألا يكون قد صدر بحقه حكم بجريمة مخلة بالشرف أو الأمانة أو مخالفات حماية الطفل أو الاتجار بالأشخاص (ما لم يرد له اعتباره)، وألا يكون قد ألغي ترخيص سابق له بقرار أو حكم قضائي كجزاء إلا إذا مضت خمس سنوات على الأقل، وألا يكون قد سبق رفض طلب ترخيصه أو تجديده خلال سنة على الأقل.
• المسح الأمني للأشخاص الطبيعيين والتحقق من السجلات التاريخية للمساهمين الاعتباريين.
• استكمال نموذج الخطة التفصيلية للعمل، ويشمل: الاسم المقترح للشركة مع إثبات حجز الاسم، استراتيجية الشركة وسياساتها لجودة الخدمة، وصف السوق المستهدفة والتوزيع الجغرافي، الهيكل التنظيمي المقترح بحوكمة واضحة، خطة العمل، الأنشطة والخدمات المطروحة، نموذج عمل الشركة، الخدمات والباقات، قائمة الدخل، وملاءمة المساهمين وفق النموذج المعتمد.
• ضمان بنكي ابتدائي من أحد البنوك المحلية غير قابل للإلغاء، بمبلغ يعادل 2% من رأس مال الشركة.

نجهّز هذا الملف بالكامل — من نموذج الخطة التفصيلية إلى نماذج الملاءمة لكل شريك — قبل أي رفع على منصة الوزارة، فهذه تحديدًا القائمة التي رأينا ملفات كثيرة تتعثر بها لنقص بند واحد لا أكثر.

إذا كان طالب الترخيص مستثمرًا أجنبيًا، تضيف المادة العاشرة مستندين إضافيين إلزاميين: صورة ترخيص وزارة الاستثمار في مجال الاستقدام وتقديم الخدمات العمالية تحديدًا، ولا يُسمح فيها إلا بـالشريك الاعتباري — أي شركة لا شخصًا طبيعيًا — بشرط أن يكون لديها شهادة خبرة ومعرفة فنية لا تقل مدتها عن ثلاث سنوات في نشاط التوسط بتقديم الخدمات العمالية أو نشاط تقديم القوى العاملة، تُثبَت بإرفاق السجلات والمستندات.

وتنص المادة الحادية عشرة على أن جميع الالتزامات والحقوق في نظام الاستثمار الأجنبي ولائحته التنفيذية تسري على هذا الاستثمار، إضافة إلى الالتزام بأنظمة هيئة التأمين ونظام الشركات ولوائح وزارة البلديات والإسكان والأنظمة المتعلقة بالإعلانات لدى وزارة الإعلام — أي أن ملف المستثمر الأجنبي يتقاطع مع جهات أكثر من ملف المستثمر السعودي وحده.

هذه الحالة تحديدًا — تعدد الجهات وتشابك مستندات الاستثمار الأجنبي مع مستندات الاستقدام — نتولّاها نيابةً عنك بالكامل، لأن غياب مستند واحد من جهة واحدة يوقف الملف عند جميع الجهات الأخرى معًا.

هذا هو الجزء الذي يغيب عن أغلب من يبحث عن شروط الفتح: الترخيص لا يصدر دفعة واحدة، بل على مرحلتين منفصلتين بمهل محددة نصًّا في المادتين الثانية عشرة والرابعة عشرة. هذا جدول المسار كاملًا، محطة بمحطة:

ولمن يفوّت التفصيل الأهم في هذا الجدول: الضمان البنكي الابتدائي عند التقديم لا يتجاوز 2% من رأس المال، لكن الضمان النهائي وقت إصدار الترخيص يعود إلى قيمة الجدول الكامل في المادة الثامنة (من مليونين إلى عشرة ملايين ريال بحسب الفئة)، ويجب أن يغطي مدة الترخيص نفسها زائد سنتين إضافيتين بنص المادة الرابعة عشرة — فرق ماليّ كبير بين ما يُطلب عند التقديم وما يُطلب عند الإصدار.

نتابع لك هذا الجدول الزمني بمواعيده بالتحديد — تحديدًا مهلة الثلاثين يومًا للرد على استفسارات الوزارة، لأنها المهلة الأكثر إغفالًا وأكثرها تكلفة إذا فاتت.

تفصّل المادة الرابعة عشرة ما تحتاجه الشركة عمليًا في يوم صدور الترخيص النهائي، وهو أبعد بكثير من الأوراق وحدها:

• إيداع رأس المال كاملًا مدفوعًا وفق فئة الشركة المحددة في المادة الثامنة.
• تقديم الضمان البنكي النهائي من أحد البنوك المحلية، غير قابل للإلغاء، يغطي مدة الترخيص وسنتين إضافيتين — أو تغطية تأمينية بديلة إن ألزمت الوكالة بذلك.
• تأمين سكن للعمالة بنسبة تتوافق مع مستهدفات الشركة، وفق مواصفات تحددها الوزارة ووزارة البلديات والإسكان.
• توفير مقر رئيسي للشركة.
• تطوير نظام تخطيط موارد المنشأة (ERP).
• توفير مركز اتصال بعدد اللغات للدول المستهدفة لخدمة عمالة الشركة.
• تعيين موظفي إدارة الشركة.
• مطابقة خطة العمل التفصيلية المقدَّمة مع ما نُفّذ فعليًا خلال 180 يومًا.
• إنشاء موقع إلكتروني تفاعلي أو تطوير تطبيق للأجهزة الذكية.
• الربط مع الوزارة والجهات ذات العلاقة عبر الأنظمة الإلكترونية، بما في ذلك السجلات الإلكترونية.
• التسجيل في الأنظمة الإلكترونية التي تحددها الوزارة.
• تخصيص أو إنشاء مركز اتصال ووسائل لتلقي شكاوى عملاء الشركة.

هذه البنود مجتمعة تفسر لماذا لا تصلح شركة استقدام أن تبدأ بمكتب واحد وموظفين قليلين كأي نشاط تجاري ناشئ — النظام يشترط بنية تشغيلية كاملة قبل صدور الترخيص نفسه، لا بعده.

نبني لك قائمة تحقق من هذه البنود الاثني عشر تحديدًا قبل موعد الزيارة الترخيصية، لأن أغلبها بنية تشغيلية يصعب ارتجالها في اللحظة الأخيرة.

تشترط المادة الحادية والعشرون حصول الشركة على موافقة الوكالة قبل تعيين الرئيس التنفيذي ومدير الالتزام، بصفة دائمة أو مؤقتة على حد سواء. والنص صريح في منع أي من المرشحين لهذين المنصبين من مباشرة مسؤولياته أو ممارسة صلاحياته أو حتى الإعلان عن تعيينه قبل الحصول على موافقة الوزارة — أي أن الإعلان المبكر عن اسم رئيس تنفيذي قبل الموافقة مخالفة بحد ذاتها.

ولمدير الالتزام تحديدًا شروط أدق وردت في المادة الثامنة والعشرين: أن يكون سعودي الجنسية، وحاصلًا على مؤهل لا يقل عن الثانوية العامة مع خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في نشاط التوظيف أو الاستقدام (مع سنة إضافية في الالتزام أو التدقيق الداخلي أو عمل قانوني)، أو حاصلًا على مؤهل جامعي مع سنتين في الالتزام أو التدقيق أو العمل القانوني — وألا تكون له صلة قرابة بأعضاء مجلس الإدارة أو الإدارة العليا.

نراجع سيرة المرشَّحين لهذين المنصبين مقابل هذه الشروط بالتحديد قبل تقديم اسميهما للوزارة، لأن رفض الموافقة على مرشح واحد يوقف تشغيل الشركة بأكملها ريثما يُعيَّن بديل ويُعتمد.

تُلزم المادة الثانية والعشرون كل مرخَّص له بإنشاء وحدة إدارية مستقلة للموارد البشرية تتولى تطوير مهارات القوى العاملة ومراقبة تجربتها وإعداد خطط التنمية والتقارير الدورية عن حجم وتركيب القوى العاملة. وعدد موظفي هذه الوحدة يجب أن يتناسب مع حجم عمل الشركة ونموذجها.

والأهم أن كل من يعمل في هذه الوحدة يجب أن يكون سعودي الجنسية، حاصلًا على مؤهل لا يقل عن شهادة جامعية أو ما يكافئها، أو لديه خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في الموارد البشرية بدور إشرافي، مع خبرة في إعداد وتنفيذ خطط تنمية الموارد البشرية، وخلوّه من إدانات جرائم الشرف والأمانة وحماية الطفل والاتجار بالأشخاص. هذا شرط توظيف داخلي صريح في نص القواعد نفسها، لا مجرد توصية.

نساعدك على صياغة الهيكل الوظيفي لوحدة الموارد البشرية بما يستوفي هذا الشرط من أول تعيين، فتصحيحه بعد صدور الترخيص يعني إعادة توظيف قد تتكرر تكلفتها.

رأس المال والضمان البنكي في القواعد أعلاه شرطان من وزارة الموارد البشرية، ولا يحملان رسمًا حكوميًا منفصلًا منشورًا في نص القواعد نفسها لطلب الترخيص. أما القيد في السجل التجاري نفسه — وهو خطوة منفصلة لدى جهة أخرى — فرسومه منشورة بالرقم. بطاقة خدمة «تأسيس شركة مساهمة» على منصة وزارة التجارة تنص على 1,600 ريال رسم السجل التجاري، و500 ريال رسوم النشر في صحيفة أعمالي، مضافًا إليها 15% ضريبة قيمة مضافة، بمدة تنفيذ فورية إلكترونيًا عبر منصة المركز السعودي للأعمال.

وعند القيد، يُصنَّف نشاطك تلقائيًا برمز الدليل الوطني للأنشطة الاقتصادية (ISIC4)، والرمز المطابق لنشاط الاستقدام هو 781011 — التوسط في استقدام العمالة الوافدة، ضمن فئة 7810 أنشطة وكالات التشغيل. اختيار رمز آخر بديل أو أعم لا يمنحك حق مزاولة نشاط الاستقدام فعليًا، مهما بدا قريبًا في الاسم.

نفصل لك رسوم كل جهة على حدة قبل أن تبدأ — رسم السجل التجاري شيء، ورأس المال المودَع والضمان البنكي لدى الموارد البشرية شيء آخر تمامًا، وخلطهما في ميزانية واحدة هو أكثر ما يُربك المؤسسين الجدد.

الترخيص ليس دائمًا حتى داخل مدته المعتمدة. تُلزم المادة الخامسة عشرة الشركة بتقديم طلب التجديد عبر المنصة المعتمدة قبل انتهاء الترخيص بمدة لا تقل عن 180 يومًا، مرفقًا بتجديد الضمان البنكي ليشمل مدة التجديد وسنتين إضافيتين، وتغطية تأمينية كافية لمخاطر الإخفاقات المهنية. وللوكالة بعد الاطلاع على تقييمات الشركة ومخالفاتها أن توافق، أو توافق لمدة محددة، أو ترفض بقرار مسبَّب، أو تعلّق الطلب مدة لا تتجاوز 30 يومًا لمعالجة الملاحظات.

وفي حال الرفض، تُلزَم الشركة بالتوقف عن النشاط وتصفية التزاماتها تجاه موظفيها وعمالها وعملائها، بينما تحتفظ الوزارة بالضمان البنكي سنتين كاملتين من تاريخ انتهاء الترخيص. والقاعدة نفسها تسري على الإلغاء الاختياري بموجب المادة السابعة عشرة: طلب إلغاء مرفق بخطة تصفية تُنفَّذ خلال 180 يومًا، مع بقاء الضمان البنكي محتجزًا لدى الوزارة سنتين من تاريخ الإلغاء.

نتابع موعد التجديد لك من اليوم الأول للترخيص، فمهلة الـ180 يومًا تبدو بعيدة عند صدور الترخيص لكنها تصل بسرعة، وتجديد الضمان البنكي وحده قد يستغرق وقتًا لا يحتمل التأجيل لآخر أسبوعين.

بجمع ما ورد في مواد القواعد أعلاه، هذه الأخطاء الأكثر تكرارًا في ملفات ترخيص شركات الاستقدام:

• اختيار شكل قانوني غير الشركة المساهمة المغلقة — أي مؤسسة فردية أو شركة ذات مسؤولية محدودة تُرفض من الأساس، مهما توفر رأس المال، لأن المادة الثامنة تحصر الترخيص في الشركة المساهمة المغلقة حصرًا.
• إشراك شريك أجنبي طبيعي مباشرة — القواعد لا تسمح للمستثمر الأجنبي بالمشاركة إلا عبر شريك اعتباري (شركة) لديه خبرة موثقة لا تقل عن ثلاث سنوات، لا كفرد.
• نقص نموذج ملاءمة شريك واحد من بين المؤسسين أو أعضاء مجلس الإدارة — الطلب يُعتبر لاغيًا وفق المادة الثانية عشرة إن لم يُستوفَ بالكامل.
• تقدير الضمان البنكي النهائي بقيمة الضمان الابتدائي (2%) فقط دون احتساب قيمة الجدول الكامل في المادة الثامنة عند الإصدار — فرق قد يصل إلى ملايين الريالات بين المرحلتين.
• الإعلان عن تعيين رئيس تنفيذي أو مدير التزام قبل موافقة الوزارة — مخالفة صريحة بنص المادة الحادية والعشرين، لا مجرد إجراء إداري مبكر.
• تقديم طلب جديد قبل مرور سنة على رفض طلب سابق — المادة الخامسة تمنع ذلك صراحة.

نفحص ملفك مقابل هذه الأخطاء الستة تحديدًا قبل أي رفع رسمي، لأن كل واحد منها بمفرده كافٍ لاعتبار الطلب لاغيًا بنص القواعد لا بتقدير موظف الاستقبال.